PDF 용량 줄이기, 글자는 또렷하게 두고 메일 첨부 한도에 맞추는 법

PDF가 큰 이유는 대부분 그림이다

같은 열 쪽짜리 PDF인데 하나는 200KB이고 하나는 30MB인 일이 흔합니다. 차이는 거의 언제나 그림에서 납니다. 워드나 한글에서 "PDF로 저장"한 문서는 글자를 글자로 담기 때문에 쪽이 많아도 가볍습니다. 반면 스캐너나 휴대폰으로 찍은 PDF는 쪽마다 사진 한 장이 들어 있는 셈이라 무겁습니다.

숫자로 보면 감이 옵니다. A4 한 쪽을 300dpi로 스캔하면 가로 2,480 × 세로 3,508 픽셀, 약 870만 화소짜리 그림이 됩니다. 컬러라면 압축하기 전 크기가 쪽당 26MB 정도입니다. 스캐너가 JPEG로 압축해 쪽당 수백 KB에서 1~2MB로 줄여 주긴 하지만, 200쪽 책이면 수백 MB가 됩니다. 그러니 용량 줄이기는 사실상 그림을 다시, 더 작게 담는 일입니다.

먼저 확인할 것: 내 파일은 줄어드는 파일인가

PDF를 열고 본문 글자를 마우스로 끌어 선택해 보세요.

글자가 한 글자씩 선택된다: 글자로 된 PDF입니다. 그림이 거의 없다면 용량을 줄일 여지도 거의 없습니다. 이 경우 크기가 문제라면 파일을 나눠 보내는 편이 현실적입니다.
쪽 전체가 네모로 한꺼번에 잡힌다: 그림(스캔)으로 된 PDF입니다. 줄일 여지가 큽니다.
선택은 되는데 쪽이 사진처럼 보인다: 스캔한 뒤 글자 인식(OCR)을 거친 PDF입니다. 그림 위에 보이지 않는 글자층이 얹혀 있는 구조라, 그림만 다시 압축하면 검색 기능은 살린 채 크기를 줄일 수 있습니다.

해상도와 품질은 용도에 맞춰 고른다

용량을 줄이는 손잡이는 두 개입니다. 하나는 해상도(dpi), 곧 그림의 픽셀 수이고, 다른 하나는 JPEG 품질, 곧 같은 픽셀을 얼마나 꽉 눌러 담느냐입니다. 해상도를 300에서 150으로 낮추면 가로세로가 각각 절반이 되어 픽셀 수는 4분의 1이 됩니다.

용도	해상도	이유
다시 인쇄할 원본 보관	300dpi 유지	종이로 뽑으면 낮은 해상도가 바로 티가 남
태블릿·이북리더로 읽기	200dpi	A4 세로가 약 2,340픽셀로, 태블릿 화면 세로를 대략 채움
메일·채용 사이트 제출	150dpi	화면으로 확인하는 용도라 글자 판독에 무리가 없음

작은 글씨가 빽빽한 문서나 도장·서명이 중요한 서류는 한 단계 높게 잡는 것이 안전합니다. 줄인 결과를 열어 가장 작은 글씨가 있는 쪽을 확대해 보고 판단하면 됩니다.

Windows에서 무료로 줄이는 순서

직접 만든 무료 프로그램 PDF 합치기·용량 줄이기의 「용량 줄이기」 탭으로 하는 과정입니다. 파일은 인터넷으로 나가지 않습니다.

「용량 줄이기」 탭에 PDF를 끌어다 놓습니다.
품질(보통·작게·최소)과 해상도(300·200·150dpi)를 고릅니다.
실행하기 전에 예상 크기가 먼저 나옵니다. 한도에 맞지 않으면 여기서 단계를 바꿉니다.
실행하면 파일 이름 뒤에 「_small」이 붙은 새 PDF가 생기고 원본은 그대로 남습니다.

300dpi로 스캔한 PDF라면 「보통·200dpi」에서 원래의 3분의 1에서 절반 정도, 「최소·150dpi」에서 5분의 1 안팎까지 줄어듭니다. 줄여도 원본보다 작아지지 않으면 새 파일을 만들지 않고 그렇다고 알려 줍니다. 글자로만 된 PDF는 거의 줄지 않습니다. 이 프로그램은 그림만 다시 압축하고 글자층, 책갈피(목차), 링크, 쪽 크기는 건드리지 않습니다.

맥에서는 미리보기의 「파일 → 내보내기」에서 Quartz 필터를 「파일 크기 줄이기」로 고르는 방법이 있습니다. 설치가 필요 없는 대신 줄이는 정도를 고를 수 없어 그림이 크게 뭉개질 수 있으니, 결과를 열어 글자가 읽히는지 꼭 확인하세요.

메일·제출 한도에 맞추는 요령

메일 서비스마다 한 번에 붙일 수 있는 크기가 정해져 있습니다. Gmail은 첨부 파일을 모두 합쳐 25MB까지이고, 넘으면 Google 드라이브 링크로 바뀌어 보내집니다. 네이버 메일도 일정 크기를 넘으면 "대용량 첨부"로 바뀌는데, 이때는 받는 사람이 정해진 기간 안에 내려받아야 합니다. 서류 제출이라면 링크보다 파일이 직접 붙어 가는 편이 확실하니 한도 안으로 줄이는 것이 좋습니다. 채용 사이트나 관공서 민원 사이트는 곳마다 업로드 한도가 다르므로 공고나 안내 문구를 먼저 확인하세요.

한도에 맞출 때는 한 번에 가장 세게 누르기보다 단계를 밟는 것이 결과가 좋습니다.

「보통·200dpi」로 먼저 줄여 봅니다. 대부분 이 단계에서 해결됩니다.
그래도 크면 「작게·150dpi」로 내립니다.
그래도 크면 해상도를 더 낮추기보다 파일을 둘로 나눠 보냅니다. 글자가 뭉개진 서류는 다시 내 달라는 연락을 받기 쉽습니다.

스캔할 때부터 크기를 아끼는 법

줄이는 것보다 처음부터 알맞은 크기로 만드는 쪽이 화질이 좋습니다. 스캐너나 스캔 앱 설정에서 세 가지만 바꿔도 결과가 크게 달라집니다.

해상도는 300dpi면 충분합니다. 600dpi는 300dpi보다 픽셀이 네 배라 파일도 그만큼 커지는데, 글자 문서에서는 차이가 거의 보이지 않습니다.
흑백 문서는 회색조로 찍습니다. 컬러는 색 정보를 세 갈래로 담기 때문에 회색조보다 원본 데이터가 세 배입니다. 도장 색을 살려야 하는 서류만 컬러로 찍으면 됩니다.
필요 없는 쪽은 찍지 않습니다. 뒷면이 빈 종이를 양면 스캔하면 빈 쪽도 그대로 그림 한 장이 됩니다.

정리

PDF 용량 줄이기는 결국 그림을 다시 담는 일이라, 글자로 된 PDF는 잘 줄지 않고 스캔 PDF는 크게 줄어듭니다. 용도에 맞는 해상도를 고르고, 한도에 맞출 때는 단계를 밟고, 원본은 따로 두는 것. 이 세 가지만 지키면 글자가 뭉개진 파일을 제출할 일은 거의 없습니다. 여러 파일을 하나로 묶어야 한다면 PDF 합치기 글을 함께 보세요.